Vous devez effectuer une relance d’impayés, mais vous ne savez pas vraiment quand ni comment vous y prendre ? Une facture arrivée à échéance peut vite devenir une source de stress, surtout lorsqu’il faut réclamer un paiement à un client avec lequel la relation se passe bien. Pourtant, relancer ne signifie pas entrer immédiatement dans un rapport de force. Avec une méthode claire et progressive, vous pouvez suivre vos règlements, agir au bon moment et préserver votre trésorerie.
On voit ça ensemble ?
Comment effectuer une relance d’impayés efficacement ?
Une relance d’impayés efficace repose sur un suivi régulier et une démarche progressive. Commencez par vérifier la facture et son échéance, puis contactez votre client avec un premier rappel courtois. Si le paiement tarde, augmentez progressivement le niveau de relance tout en conservant une trace de vos échanges. Voici les 5 étapes à suivre.
1. Vérifiez votre dossier avant de relancer
Avant d’envoyer votre premier mail ou de décrocher votre téléphone, prenez quelques minutes pour vérifier votre dossier. Une relance efficace commence toujours par des informations fiables.
Contrôlez la date d’émission de la facture, son échéance, son montant et les coordonnées du client. Vérifiez également qu’elle a bien été envoyée au bon interlocuteur et qu’aucun règlement n’a été reçu entre-temps.
Cela paraît évident … Pourtant, certaines factures restent simplement en attente parce qu’elles n’ont pas été transmises au service comptable ou parce qu’une information manque.
Gardez également à portée de main le devis accepté, le bon de commande ou tout document permettant de retrouver facilement l’origine de la facturation.
Cette vérification vous évite une relance injustifiée et vous permet surtout d’être précis dans vos échanges.
Mon conseil : utilisez un tableau de suivi avec le numéro de facture, le client, le montant, la date d’échéance, le statut du règlement et la date de la dernière relance.
Vous visualisez ainsi immédiatement les actions à effectuer.
2. Commencez par une relance courtoise
Votre facture vient de dépasser son échéance ? Inutile de commencer par un message très ferme.
Un retard de paiement n’est pas toujours volontaire. La facture peut avoir été oubliée, mal transmise ou simplement noyée parmi d’autres documents.
La première relance de facture peut donc rester simple et professionnelle. Rappelez le numéro de la facture, son montant, sa date d’échéance et joignez-la de nouveau au message.
Vous pouvez également demander à votre client s’il rencontre un problème particulier concernant son règlement.
L’objectif est double : rappeler que la facture doit être réglée et comprendre rapidement la raison du retard.
À ce stade, privilégiez un message court. Votre client doit comprendre immédiatement pourquoi vous le contactez et ce que vous attendez de lui.
Et surtout, indiquez une action précise : demande de règlement, confirmation de la date prévue ou retour en cas de difficulté.
3. Passez à une deuxième relance plus précise
Votre premier message est resté sans réponse ? Il est temps de passer à l’étape suivante.
Cette deuxième relance d’impayés doit être plus précise, sans devenir agressive. Rappelez votre précédent contact et demandez cette fois une date concrète de règlement.
Vous pouvez également changer de canal. Après un premier mail, un appel téléphonique permet parfois de débloquer rapidement une situation.
Pendant l’échange, notez les informations communiquées : date de paiement annoncée, éventuel problème sur la facture ou engagement pris par votre interlocuteur.
Par exemple, si votre client vous indique qu’un virement sera réalisé vendredi, inscrivez cette information dans votre suivi et vérifiez quelques jours plus tard que le règlement a bien été reçu.
C’est justement là que beaucoup d’impayés s’installent : une promesse de paiement est obtenue, puis personne ne contrôle sa réalisation.
Une relance efficace ne consiste donc pas uniquement à envoyer des mails. Elle nécessite un véritable suivi.
4. Formalisez la relance si le paiement n’arrive toujours pas
Malgré vos différents échanges, la facture reste impayée ? Votre communication doit désormais devenir plus formelle.
Récapitulez les éléments essentiels : facture concernée, montant dû, date d’échéance et précédentes relances. Fixez également un nouveau délai de règlement clair.
Entre professionnels, des pénalités de retard sont prévues en cas de paiement tardif. Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également prévue et doit notamment être mentionnée sur les factures et dans les conditions de règlement.
À ce stade, il est important de distinguer la relance commerciale de la mise en demeure, qui constitue une démarche plus formelle.
Si les rappels amiables restent sans effet, vous pouvez envisager cette nouvelle étape en fonction de votre situation.
Rassurez-vous : être ferme ne signifie pas être désagréable. Vous demandez simplement le règlement d’une prestation ou d’un produit qui a été facturé.
L’essentiel est de rester factuel et de conserver tous les justificatifs et échanges liés au dossier.
5. Ne laissez pas un impayé s’installer
Plus une facture reste impayée longtemps, plus son suivi devient chronophage. Il est donc préférable d’agir régulièrement plutôt que d’attendre plusieurs semaines ou plusieurs mois.
Lorsque les relances amiables et les démarches formelles n’aboutissent pas, différentes solutions de recouvrement peuvent être envisagées selon la situation.
Une procédure d’injonction de payer peut notamment être utilisée lorsque la créance remplit certaines conditions. Pour les créances ne dépassant pas 5 000 €, il existe également une procédure simplifiée de recouvrement faisant intervenir un commissaire de justice.
Mais l’objectif reste d’éviter d’en arriver là lorsque c’est possible.
Bonne nouvelle ! Une grande partie du travail peut être anticipée avec une organisation adaptée : échéances enregistrées, rappels programmés, historique des échanges et contrôle des engagements de paiement.
Vous savez alors exactement quels clients relancer et quand intervenir.
C’est beaucoup plus serein que de rechercher vos factures une par une en vous demandant depuis combien de temps elles sont en retard.
Aujourd’hui beaucoup de plateforme de facturation propose de programmer les relances avec des niveaux de relances ce qui vous simplifie d’autant plus la tâche
La relance d’impayés : une question de régularité avant tout
Vous avez désormais une méthode en 5 étapes pour organiser votre relance d’impayés sans attendre que les retards de paiement s’accumulent. Vérifier, rappeler, suivre, formaliser puis agir : cette progression permet de garder la maîtrise de vos factures tout en préservant autant que possible votre relation client. Si le suivi des règlements et les relances vous prennent trop de temps, Admin’Home peut prendre en charge cette gestion administrative pour vous. Vous pouvez me contacter pour découvrir comment déléguer le suivi de vos factures et de vos impayés.
